「システムは導入したのに使われない」という現場の課題
勤怠管理・工程管理などの人事管理システムや、案件・進捗を管理するタスク管理ツールを導入する企業は増えていますが、現場で実際に使うのは日本語が母語ではない外国人スタッフであるケースも少なくありません。多くのシステムは管理者向けの日本語UIしか用意されておらず、操作マニュアルや利用ガイドも日本語版のみというケースが大半です。
「操作方法を毎回口頭とジェスチャーで説明している」「マニュアルを読んでもらえず、結局同じ質問が繰り返される」——人事・総務・現場管理者からは、こうした声がよく聞かれます。システム自体は便利でも、説明が伝わらなければ定着しません。
UIそのものではなく、マニュアル・ガイドを多言語化する
人事管理システムやタスク管理ツールの画面（UI）を多言語化するには、システム提供元による対応が必要で、利用企業側で変更できないことがほとんどです。一方、システムの操作マニュアル・利用ガイド・チェックリスト・画面のスクリーンショットを使った説明資料は、利用企業側で用意した文書であるため、自社で多言語化することができます。多くの現場では、この「マニュアル側の多言語化」が最も現実的で効果の早い対応方法です。
ExTransでできること
ExTransは、Word・Excel・PowerPoint・PDFで作成された操作マニュアルやガイドを、レイアウトや書式を保持したまま中国語（簡体字・繁体字）・韓国語に翻訳します。
画面のスクリーンショットにも対応
操作マニュアルには、システム画面を撮ったスクリーンショットが多数貼り付けられていることが一般的です。スクリーンショット内の文字は画像として扱われるため、通常の翻訳ツールでは読み取れませんが、ExTransはOCR機能で画像内の文字も認識し、翻訳結果として確認できます。
更新のたびに素早く多言語版を用意
システムの仕様変更・バージョンアップに合わせてマニュアルを更新した場合も、更新後のファイルを再アップロードするだけで最新版の多言語マニュアルを用意できます。翻訳会社に都度依頼する場合と比べて、更新対応のスピードとコストを大幅に改善できます。
中国語・韓国語を同時展開
中国語圏・韓国語圏それぞれから来ているスタッフが混在する現場でも、同じマニュアルを両言語に同時翻訳し、それぞれの言語版を用意できます。
活用シーン
- 勤怠管理システムの打刻・申請手順マニュアルを外国人スタッフ向けに翻訳
- 現場のタスク管理ツール（案件登録・進捗更新の手順）の操作ガイドを多言語化
- 新入社員向けのシステム利用オンボーディング資料を多言語で用意
- よくある質問（FAQ）やトラブル時の対応フローを多言語化して問い合わせ対応の負担を軽減
使い方
- ExTransにログインし、「新規翻訳」をクリックする
- 操作マニュアルのファイル（Word・Excel・PowerPoint・PDF）をアップロードする
- 翻訳先言語（中国語簡体字／繁体字、韓国語など）を選択する
- 「翻訳開始」をクリックする
- 書式保持されたファイルをダウンロードし、必要に応じて内容を確認する
